Was ist ein Projekt?
Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben mit einem bestimmten Ziel. Um das Ziel zu erreichen, müssen Handlungen geplant und umgesetzt werden. Das Vorhaben hat einen Beginn und ein Ende. Ein weiterer Aspekt, der bei Projekten eine große Rolle spielt, ist die Frage nach den zur Verfügung stehenden Ressourcen (z. B. Geld, Zeit, Personal). Dies gilt besonders für bürgerschaftliche Initiativen oder gemeinnützige Organisationen, deren Ressourcen häufig knapp sind.
Wenn man will, kann man sogar einen Umzug als ein Projekt betrachten. Das bedeutet: Projektmanagement ist keine abstrakte Wissenschaft, sondern etwas, mit dem die meisten Menschen tagtäglich zu tun haben.
Theorien und Werkzeuge des Projektmanagements funktionieren am besten, wenn Sie auf Projekte angewendet werden. Dies klingt banal, ist aber ein wichtiger Punkt. Beispielsweise ist das kontinuierliche Vereinsmanagement kein Projekt im klassischen Sinne. Das gleiche gilt für langfristige Veränderungsprozesse innerhalb einer Initiative oder die Gründung einer Organisation. Der wichtigste Unterschied ist, dass es bei diesen Beispielen keinen klar definierten Endzustand gibt. Gerade Gründungen sind eher von Veränderungen, überraschenden Wendungen, Improvisation oder Brüchen gekennzeichnet. Aber natürlich kann es Projekte mit klar definierten Zielen innerhalb einer Gründung oder innerhalb eines Vereins geben!
Ist es ein Projekt?
Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, ist: Liegt überhaupt ein Projekt vor, so wie es oben beschrieben wurde? Eine kurze Checkliste:
- Handelt es sich um ein einmaliges, in sich abgeschlossenes Vorhaben?
- Gibt es einen Beginn und ein Ende (Anfangs- und Enddaten)?
- Hat das Vorhaben ein konkretes Ziel?
- Müssen die Schritte zur Erreichung des Ziels geplant werden?
- Stehen für das Vorhaben Ressourcen zur Verfügung?
Wenn Sie diese Fragen mit »ja« beantworten können, dann haben Sie es mit einem Projekt zu tun, und dann sind Instrumente des Projektmanagements hilfreich.
Im bürgerschaftlichen oder gemeinnützigen Bereich treten Projekte häufig in zwei Formen auf:
1) Die Organisation oder Initiative gibt sich selbst ein Projekt. Dies kann beispielsweise die Organisation einer Veranstaltung sein, die Erstellung eines neuen Web-Auftritts oder eine zeitlich begrenzte Spendenkampagne. Übrigens lassen sich viele Prozesse, die mehr oder weniger unstrukturiert in einer Organisation oder Gruppe ablaufen, in Form eines Projekts bringen, indem ein konkretes Ziel festgelegt wird. Zum Beispiel das Projekt »Gewinnung von neuen Mitgliedern« eines gemeinnützigen Vereins. Der Vorstand des Vereins setzt sich das Ziel, bis zum Jahresende 30 neue Mitglieder zu gewinnen.
2) Die Organisation erhält eine Projektförderung von einer fördernden Einrichtung, wie einer Stiftung.
In beiden Szenarien existiert ein konkretes Ziel, und um dieses Ziel zu erreichen, müssen Aktivitäten geplant und organisiert werden. Geförderte Projekte weisen einige Besonderheiten auf, die in Kapitel II erläutert werden.
Diese Online-Praxishilfe basiert auf der Publikation
Werkzeugkiste Projektmanagement – Gemeinnützige Projekte erfolgreich planen und umsetzen
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