Balkenpläne

Balkenpläne (auch Gantt-Diagramme) sind ein nützliches Werkzeug, um Projektaktivitäten zu planen und zu visualisieren. Ein solcher Balkenplan stellt die zeitliche Abfolge von Projektaktivitäten in Form von Balken dar, die entlang einer Zeitachse angeordnet werden. Das Instrument ist nach dem amerikanischen Unternehmensberater Henry L. Gantt benannt. Balkenpläne sind vor allem in den folgenden zwei Situationen nützlich:

Komplexe Projektverläufe darstellen

Balkenpläne sind dazu geeignet, komplexe Projekte zu planen, in dessen Verlauf viele Aktivitäten und mehrere Akteure koordiniert werden müssen. Ein Balkenplan erleichtert Ihnen als Projektmanager/in, die verschiedenen Projektaktivitäten und deren Abhängigkeiten im Auge zu behalten. Darüber hinaus können Sie diesen Plan Ihren Kolleg/innen und Kooperationspartnern zukommen lassen, damit diese auch wissen, was zu welchem Zeitpunkt geschehen soll. Dies ist besonders bei Projekten hilfreich, die über mehrere Jahre laufen. Sie können einen solchen Plan z. B. gut sichtbar in Ihrem Büro aufhängen oder auf einem Arbeitstreffen vorstellen. Den meisten Menschen sind Pläne, die in grafischer Form präsentiert werden, besser zugänglich als Texte, in denen Abläufe beschrieben werden.

Antragstellung

Balkenpläne werden manchmal erstellt, wenn Sie einen Projektantrag schreiben oder sich mittels eines Konzepts um Fördermittel bei einer fördernden Einrichtung bewerben. Einerseits sind geförderte Projekte häufig größer und komplexer als selbstorganisierte Projekte ohne externe Finanzierung, was den Einsatz eines Balkenplans sinnvoll macht. Zum anderen dienen sorgfältig gestaltete Balkenpläne dazu, die fördernden Einrichtungen zu beeindrucken, indem man demonstriert: Wir haben unser Projekt gut geplant! Vielleicht haben Sie also schon einen Balkenplan, nämlich den, der Teil des Antrags war. Sie müssen allerdings überprüfen, ob dieser Plan auch eine praktische Verwendbarkeit besitzt und ob sich Änderungen ergeben haben.

Die Erstellung eines gut durchdachten Balkenplans ist nicht kompliziert. Sie können dafür ein Tabellenkalkulationsprogramm verwenden, eine Magnettafel oder farbiges Papier. Mittlerweile gibt es viele frei verfügbare Softwaretools, die Sie zu diesem Zweck verwenden können. Achten Sie aber darauf, dass Sie den Balkenplan ohne größeren Aufwand ändern oder umgestalten können. Geplottete, großformatige Balkenpläne sehen zwar hübsch aus, sind aber nur bedingt zu gebrauchen, wenn es häufige Veränderungen der Projektplanung gibt. Und so geht’s:

• Tragen Sie in einer Spalte untereinander die Projektaktivitäten ein, die Sie als wichtig betrachten. Soweit möglich, sollten Sie eine chronologische Abfolge wählen. Die Aktivitäten, die früher erfolgen, stehen weiter oben; diejenigen, die später erfolgen, stehen weiter unten.
• Sie können Projektaktivitäten auch in thematischen Sektionen (»Öffentlichkeitsarbeit«) oder Arbeitspaketen (sogenannten »work packages«) zusammenfassen. Dies wird häufig gemacht, wenn an einem Projekt mehrere Organisationen beteiligt sind und es verschiedene Zuständigkeiten für die einzelnen Arbeitspakete gibt.
•  Auf einer Zeitachse (der x-Achse) tragen Sie nun die Projektdauer ein und unterteilen diese nach Wochen oder Monaten.
• Nun bilden Sie die Dauer der Projektaktivitäten in den entsprechenden Zeilen ab, indem Sie einen Balken einzeichnen, der den Anfang und das Ende der entsprechenden Aktivität markiert. Dazu müssen Sie abschätzen, wie lange Aktivitäten dauern werden. Bauen Sie auch einen »Puffer« ein.
• Verschiedene Farben der Balken oder Sektionen tragen zur Übersicht und Ästhetik des Ganzen bei.
• Sie können Balken beschriften, mit Notizen versehen oder mit Pfeilen verbinden, wenn es wichtige Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Aktivitäten gibt.
• Tragen Sie wichtige Ereignisse (wie Veranstaltungen oder Meilensteine) in den Plan ein.
• Verwenden Sie Symbole und kleine Bilder.

Es empfiehlt sich, die Reihenfolge der Projektaktivitäten so darzustellen, dass sich ein Muster ergibt, das – mit ein paar dekorativen Abweichungen – von links oben nach rechts unten verläuft. Dies erleichtert es, den Ablauf des Projekts zu verstehen, da es der Leserichtung der Menschen in der westlichen Welt entspricht. Ansonsten sind Ihrer Kreativität keinerlei Grenzen gesetzt.

Meilensteine

Manche Projektmanager/innen tragen sogenannte Meilensteine in Balkenpläne ein. Der Begriff »Meilenstein« hat sich im gemeinnützigen Bereich bislang nicht vollständig durchgesetzt. Verwenden Sie ihn, wenn er Ihnen nützlich erscheint. Als Meilensteine bezeichnet man Ereignisse innerhalb eines Projekts, die eine besondere Bedeutung haben. Ein Meilenstein kann z. B. symbolisieren, dass ein wichtiges Zwischenziel erreicht worden ist, das als Voraussetzung für nachfolgende Projektaktivitäten gilt. Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, könnte ein Meilenstein sein: »Veranstaltungsort gefunden und reserviert«. Wenn Sie eine Internetplattform entwickeln: »Launch« (Website ist online).
Meilensteine können dazu dienen, dem Projektteam einen Überblick über die entscheidenden Zwischenziele zu vermitteln. Aus diesem Grund ist es günstiger, zwei oder drei wichtige Ereignisse als Meilenstein zu definieren als zehn, denn die werden nur die wenigsten Menschen im Kopf behalten können.