Seite 1: Zielgruppe, Kooperation
Die beiden wichtigsten Fragen, die sich ein/e Veranstaltungsplaner/in stellen muss und die die gesamte Planungs- und Konzeptionsphase bestimmen, sind:
- Was will ich selbst mit der Veranstaltung erreichen?
- Was wollen die Veranstaltungsteilnehmer/innen?
Sicher ist es richtig, dass die für eine Veranstaltung Verantwortlichen ihre eigenen Vorstellungen zu verwirklichen suchen. Unter Umständen gehen diese Vorstellungen jedoch an den Realitäten vollständig vorbei, wenn die Interessen und Bedürfnisse derer, für die die Veranstaltung gedacht ist, nicht genügend bekannt sind oder nicht berücksichtigt werden.
Um eine gewisse Selbstkontrolle bei der Planung und Konzeption einer Veranstaltung zu erreichen, ist es entscheidend, sich Klarheit darüber zu verschaffen, wer die angestrebte Zielgruppe ist. Aus der Antwort auf diese Frage ergibt sich im Wesentlichen der Akzent, den die Veranstaltung haben soll.
- Soll es sich in der Hauptsache um eine Arbeitstagung handeln, bei der der Schwerpunkt auf der Vermittlung von Information liegt?
- Geht es der Zielgruppe hauptsächlich um sich selbst, möchte sie sich selbst zum Thema der Veranstaltung machen?
- Soll es in der Hauptsache um eine Gelegenheit zum Reden gehen?
- Sollen die Teilnehmer/innen Möglichkeiten der Körpererfahrung (Tanz, Sport, Kunst) erhalten?
- Soll die Veranstaltung auf Grund der spezifischen Bedürfnisse der Teilnehmer/innen vorwiegend Freizeitcharakter haben (gemeinsames Spielen, Wandern etc.)?
- Soll die Veranstaltung die Aufgabe haben, die Teilnehmerinnen besser auf ihren Alltag vorzubereiten, indem Arbeits‑, Verhaltens‑ und Lebensmodelle entwickelt werden, die auf das Alltagshandeln übertragen werden können und als Alternative zu dem Gewohnten glaubwürdig und überzeugend sind?
Die Teilnehmer/innen kommen in der Regel, um sich einige Tage einem von ihnen gewählten Thema zu widmen und in einer lockeren, kommunikativen Atmosphäre miteinander zu reden, zu diskutieren und zu planen.
Es ist heute – unabhängig vom spezifischen Gegenstand der Veranstaltung – nicht mehr üblich, das Schwergewicht einer Veranstaltung einseitig auf der Vermittlung von Wissen und (theoretischer) Information zu legen. Vielmehr sollten Sie das Feld des sozialen Handlungslernens zumindest gleichwertig berücksichtigen. Fast immer kommt es bei den Teilnehmer/innen gut an, wenn Sie den Akzent auf einen themenorientierten gegenseitigen Austausch legen.
Nicht die Reproduktion des traditionellen Lehrer-Schüler-Verhältnisses ist gefragt, sondern gemeinsames Arbeiten und Kooperation.
Seite 2: Kooperation, Ergebnisse
Ist bei der inhaltlichen Planung einer Veranstaltung die Frage nach dem »Für wen ist die Veranstaltung? (Teilnehmer/innen)« geklärt, stellen sich folgende weitere Fragen:
- Warum soll diese Veranstaltung stattfinden?
- Was ist der Inhalt, das Thema, die Aufgabe der Veranstaltung?
- Welches Ausgangsproblem ist für die Zielgruppe offen, ungeklärt oder zu bewältigen?
- Wer macht die Planung, Vorbereitung und Durchführung der Veranstalltung?
- Welche Rolle spielt die Veranstaltungsleitung und Planungsgruppe? Ist sie interessiert oder eher distanziert?
- Was ist das Ziel der Veranstaltung, wie lässt es sich formulieren?
- Was sollen die Teilnehmer/innen von der Veranstaltung haben, was soll erreicht werden?
- Wie kann das Ziel erreicht werden? (Welche Methoden sind geeignet, die Ziele zu verwirklichen?)
- Welche Mittel stehen für den Einsatz der Methoden zur Verfügung? Welche Medien sollen zum Einsatz kommen?
- Wie lässt sich prüfen, ob die angestrebten Ziele erreicht worden sind?
- Welche äußere Einflüsse spielen eine Rolle?
- Wer könnte Interesse haben, sich an der Veranstaltung zu beteiligen?
- Welche Kooperationspartner/innen können gewonnen werden?
Für die Planung einer Veranstaltung ist es also wichtig zu wissen, welche Ziele erreicht werden sollen, was die Veranstaltung vermitteln soll, auf welchem Wege sie das erreicht, mit welchen Hilfsmitteln und wie das Vorbereitungsteam erfahren kann, ob die Ziele erreicht worden sind, die erreicht werden sollten.
Unklarheiten und inhaltliche Unsicherheiten müssen unbedingt bereits im Vorfeld beseitigt sein, da sie nicht nur die gesamte Planung und Durchführung der Veranstaltung belasten, sondern die inhaltlichen Ergebnisse mindern oder gänzlich in Frage stellen können.
Auch wenn es sich bei Ihrer Veranstaltung »nur« um eine Routine-Veranstaltung (Mitarbeiter/innenbesprechung, -konferenz, Mitgliederversammlung etc.) handelt, sollte sich ein konkretes Ziel benennen lassen.
Das benennbare Ergebnis einer Veranstaltung könnte z. B. sein:
- Die Jahresplanung einer Institution ist erstellt.
- Die Mitglieder sind informiert und haben eine Entscheidung über das weitere Vorgehen getroffen
- Die Öffentlichkeit ist über das geplante Projekt informiert.
- Die Teinehmer/innen habenSich bei gegensätzlichen Vorstellungen eine Meinung gebildet.
- Die Informationen zu einem bestimmten Thema sind zusammengefasst und dokumentiert worden.
- Die Teinehmer/innen haben sich in Diskussionsforen eine Meinung gebildet und einen gemeinsamen Beschluss gefasst.
Bevor Sie weitere Aktionen starten, fragen Sie sich und Ihre Mitarbeiter/innen, ob die Veranstaltung/ Tagung/ Konferenz tatsächlich erforderlich ist. Nur wenn Sie diese Frage eindeutig mit »Ja« beantworten können, beginnen Sie die weiteren Vorbereitungen.
Bei Seminarveranstaltungen sollten die Ziele formulierbar sein. Nur so lässt sich der Erfolg feststellen und nur so lassen sich Folgeveranstaltungen sinnvoll planen.
