Verhandlungen und Verträge
Bei der Organisation einer Veranstaltung müssen auch diverse Verträge erarbeitet und unterschrieben werden: mit den Referenten/innen, Künstler/innen, Subunternehmen (z.B. Technik-Firmen für Räume und Ausstattung). Zudem müssen – bevor Vereinbarungen in Verträge gegossen werden – Verhandlungen geführt werden.
Haben Sie sich nach einem Ortstermin für ein Angebot entschieden, schließen Sie mit dem Vermieter der Veranstaltungsräume eine schriftliche Vereinbarung . Schenken Sie dem Mietvertrag besondere Aufmerksamkeit, denn das Problem steckt oft im Detail
Machen Sie sich Gedanken über mögliche Notfälle. Wenn die Risiken nicht anderweitig abgedeckt sind, sollten Sie darüber nachdenken, eine Haftpflicht- und Unfallversicherung für die Teilnehmer/innen und Mitarbeiter/innen abzuschließen
Bei den Verhandlungen mit dem Vermieter der Veranstaltungsräume müssen einige wichtige Punkte bedacht werden. Sinnvoll ist es, das mündlich Vereinbarte schriftlich zu formulieren, um sich Ärger und unter Umständen auch Kosten zu ersparen
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