Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten während der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung müssen verteilt werden. Es ist eine Hilfe, wenn Sie eine Liste der auszuführenden Tätigkeiten aufstellen, die Termine für die Einzel aufgaben festlegen und die Verantwortlichkeiten für alle Einzelpunkte festlegen.
Besprechen Sie mit den einzelnen Mitarbeitern/ innen regelmäßig den aktuellen Stand. Wenn der Beginn der Veranstaltung unmittelbar bevorsteht, sollten Sie täglich eine »Lagebesprechung« machen, bei der Sie alle wichtigen Fragen und das reibungslose Zusammenspiel aller Mitarbeiterinnen behandeln und gemeinsam notwendige Entscheidungen treffen. Während der Tagung empfiehlt es sich, täglich nach Ende der Veranstaltungen das gesamte Team zusammenzurufen: hier ist die Gelegenheit, sämtliche aufgetretenen Mängel zur Sprache zu bringen, die Gründe zu klären und gemeinsam Entscheidungen zu ihrer Behebung zu treffen.
Unter Umständen sollten Sie eine Gesamtübersicht erstellen. Bei größeren Veranstaltungen mit komplexeren Abläufen, die ineinander greifen, ist das unbedingt zu empfehlen.
Betreuung von Prominenten und Ehrengästen
»Wichtige« Veranstaltungsteilnehmer/innen erwarten in der Regel eine besondere Betreuung. Einige Mitarbeiter/innen müssen für diese Aufgabe abgestellt werden:
- Abholen vom Flugplatz, Bahnhof etc.
- Begleitung durch Dolmetschern/ innen
- Sonstige Wünsche.
Veranstaltungssprachen
Bei internationalen Veranstaltungen sollten die vereinbarten Veranstaltungssprachen einem möglichst großen Teil der Mitarbeiterinnen geläufig sein.
Auf-, Um- und Abbauarbeiten
Die genauen Termine für Auf-, Um- und Abbauarbeiten müssen mit den betroffenen Mitarbeiter/ innen abgesprochen werden. Die erforderlichen Transportkapazitäten müssen organisiert und die Zeiten koordiniert werden. Bedenken Sie, dass die Auf- und Umbauarbeiten zwischen den Veranstaltungen nicht den Veranstaltungsablauf stören dürfen.