Teilnehmer/innen gewinnen
Eine Veranstaltung mag noch so gut vorbereitet sein, wenn sich nicht genügend Teilnehmer/innen anmelden, ist der Erfolg und Nachhall in der angesprochenen Zielgruppe und in der Öffentlichkeit unbefriedigend. Erst ein starker Besuch bringt die inhaltliche Vorarbeit zur Geltung und macht eine Veranstaltung wirklich zum Erfolg.
Die Anzahl der Tagungen, Kongresse und Veranstaltungen ist inzwischen so groß, dass Sie sich schon etwas einfallen lassen müssen, um Teilnehmer/innen zu interessieren und zu gewinnen. Je begrenzter die finanziellen und personellen Mittel sind, desto effektiver sollte die Werbung sein und desto früher sollte mit der Teilnehmer/innenwerbung begonnen werden.
Eine effektive Werbung beginnt bereits beim Namen der Veranstaltung. Ein zugkräftiger Veranstaltungstitel ist die beste Werbung, die man sich denken kann
Der Einladungsbrief sollte eine eindeutige Botschaft enthalten, warum es interessant sein könnte, an der Veranstaltung teilzunehmen
Größere Veranstaltungen sind in der Regel mit einer Flut von Papier und Broschüren aller Art verbunden: Tagungsmappen, Teilnehmer/innenlisten, Stadtpläne, Beschlussvorlagen, schriftlich ausgearbeitete Referate, Anträge, Antragsunterlagen etc. Auch wenn vieles für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung sicher notwendig ist, prüfen Sie im Vorfeld, was jede/r Teilnehmer/in wirklich erhalten muss, was je nach Situation verteilt werden kann, was sich die Teilnehmer/innen nach eigenen Bedürfnissen selbst nehmen
Wenn Sie die mutmaßlichen Interessenten/innen für die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung direkt und persönlich ansprechen wollen, ist es unabdingbar, einen möglichst zielgruppennahen und effizienten Adressverteiler zusammen zu stellen
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