Der äußere Rahmen 2 (3)

Hier ist der zentrale Umschlagplatz für Informationen, hier werden Nachrichten weitergegeben und Auskünfte vermittelt. Die Mitarbeiter/innen am Infotisch sollten deshalb mehrsprachig sein und über alle Abläufe vollständig informieren können. Und sie sollten die Wünsche der Teilnehmerinnen erfüllen können: wenn ein Taxi bestellt werden muss, wenn Auskünfte über Fahrpläne gefragt sind oder wenn Karten für Abendveranstaltungen besorgt werden müssen.

Oft ist es günstig, am Infotisch eine Info-Tafel anzubringen, auf der die Teilnehmer/innen Nachrichten für andere Veranstaltungsteilnehmer/innen hinterlassen können.

Im Übrigen werden am Informationstresen die notwendigen Formalitäten erledigt: die Abrechung des Teilnahmebeitrags, die Ausgabe der Tagungsunterlagen und der Informationen zum Umfeld der Tagung, möglicherweise Zimmervergabe etc.

Es macht einen guten Eindruck, wenn bereits vor Beginn der Veranstaltung Mitarbeiter/innen des Tagungsteams die eintreffenden Teilnehmer/innen begrüßen: der Informationstresen sollte besetzt sein, die Teilnehmer/innen sollten die Möglichkeit haben, sich etwas auszuruhen, ein/e Mitarbeiter/in des Tagungsteams sollte für Fragen und Auskünfte zur Verfügung stehen. Unter Umständen müssen Ehrengäste und ältere (z.B. gehbehinderte) Teilnehmer/innen speziell betreut werden.

Abhängig von der Veranstaltungsart und vom Teilnehmer/innenkreis ist es u.U. empfehlenswert, eine Kinderbetreuung anzubieten. Dazu sind ein oder zwei Mitarbeiter/innen, ein separater Raum und entsprechendes Spielzeug erforderlich Außerdem ist die Unterbringung und Verpflegung der kleinen Gäste zu organisieren.

Sind die Teilnehmer/innen der Tagung nicht einheitlich in einem Tagungshaus untergebracht, sondern auf Hotels verteilt, sollte das Preisniveau der Zielgruppe angemessen und das Frühstück im Übernachtungspreis eingeschlossen sein.

Lassen Sie sich Vorschläge für die einzelnen Mahlzeiten machen. und testen Sie, sofern das möglich ist, ruhig einmal ein Menu. Wenn nach dem Essen weitergearbeitet werden soll, bietet sich leichte Kost an. Vielleicht kann die Küche auch vegetarische Angebote und/oder Vollwertküche anbieten. Im Übrigen sollte zumindest ein Getränk im Preis enthalten sein.

Ein wesentlicher Bestandteil jeder Tagung sind die informellen Gespräche zwischendurch. Tagungen und Kongresse sind gesuchte Gelegenheiten, neue Kontakte zu knüpfen. Hierfür sollten geeignete Möglichkeiten vorhanden sein.

Wenn die Kommunikations- und Ruhezonen von den einzelnen Veranstaltungsräumen problemlos zu erreichen sind, können die Teilnehmer/innen auch kürzere Unterbrechungen nutzen, um sich hier zu treffen. Die eine oder andere Sitzgelegenheit für diejenigen, die nicht so gut zu Fuß sind, und einige kleine Tische für Unterlagen und Getränke sind als Ausstattung völlig ausreichend.