Der äußere Rahmen 1 (3)

Es sind häufig Kleinigkeiten, die den Gesamteindruck einer Veranstaltung beeinträchtigen. Oft sind mit geringen zusätzlichen Kosten, mit etwas Nachdenken im Sinne der Teilnehmer/innen, mit Aufmerksamkeit und ein paar freundlichen Worten kleinere Unstimmigkeiten zu vermeiden:

das Getränk zum Abendessen muss von den Teilnehmern/ innen selbst gezahlt werden
Teilnehmer/innen irren durch die Gänge und finden keinen Ansprechpartner
die Taxis müssen von den Teilnehmer/innen selbst bestellt werden
Teilnehmer/innen finden die Arbeitsgruppenräume nicht
eine Veranstaltung hat länger gedauert, das Essen ist kalt.

Einige Vorschläge und Tipps, die den äußeren Rahmen stimmig machen:

Ausschilderung
Eine vernünftige Ausschilderung sorgt für eine problemlose Orientierung. Markieren Sie die Arbeitsräume, machen Sie zentrale Punkte wie beispielsweise den Infotisch kenntlich.
Raumdekoration
Pflanzen auf dem Podium oder den Tischen sorgen für eine gute Atmosphäre.
Absprachen
Sprechen Sie sich ab und informieren Sie rechtzeitig:
- Polizei (Verkehrsregelung, Kundgebung/Demonstration, Schutz für Prominente). Melden Sie Kundgebungen/Demonstrationen, die im Rahmen der Veranstaltung geplant sind, an!
- Feuerwehr und Rotes Kreuz
- Wach- und Schließgesellschaft.
Tagungsteam
Das gesamte Tagungsteam sollte als solches erkennbar sein und jederzeit für Informationen und Hilfe zur Verfügung stehen.

Tagungsbüro/Infotisch

Ein zentraler Punkt, sei es ein Tagungsbüro oder ein Infotisch, sollte vor Beginn der täglichen Veranstaltungen bis mindestens eine Stunde nach deren Ende jederzeit besetzt sein.

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