Veranstaltungsplanung

Bei der Konzeption von Seminaren oder öffentlichen Veranstaltungen müssen sich die Veranstalter zunächst über die Ziele, Inhalte und Zielgruppen klar werden. Auf dieser Grundlage können dann die Art der Veranstaltung und die Arbeitsformen und Veranstaltungselemente festgelegt werden

Schon vor Beginn der Organisationsarbeiten muss klar sein, welche finanziellen Mittel zur Verfügung stehen. Vom Budget hängt die gesamte Planung und Ausgestaltung der Veranstaltung ab

Für die Planung und Durchführung aller mit der Organisation einer Veranstaltung zusammenhängenden Arbeiten sollte ein Organisationsteam gebildet werden. Aufgaben dieses Teams sind die Vorbereitung, (Planung, Konzeption, Beschaffung, Werbung), Durchführung (Ablauf) und die Nachbereitung (Abschluss, Auswertung) der Veranstaltung

Der Erfolg einer Veranstaltung hängt wesentlich von der Fähigkeit der Referenten/innen ab, die Teilnehmer/innen durch die Art ihres Vortrages und der Wissensvermittlung zu fesseln. Es ist deshalb ratsam, bei der Auswahl der Referenten/innen sehr kritisch zu sein und wenn es irgend möglich ist, keine Kompromisse zu machen

Wenn die inhaltliche Konzeption der Veranstaltung steht und die Arbeitsformen und Veranstaltungselemente bestimmt sind, müssen weitere wichtige Eckpunkte der Plaung festgeklopft werden: Zeitpunkt, Ort und Dauer wie auch die genaue Gliederung des Veranstaltungsverlaufs

Eine Veranstaltung mag noch so gut vorbereitet sein, wenn sich nicht genügend Teilnehmer/innen anmelden, ist der Erfolg und Nachhall in der angesprochenen Zielgruppe und in der Öffentlichkeit unbefriedigend. Erst ein starker Besuch bringt die inhaltliche Vorarbeit zur Geltung und macht eine Veranstaltung wirklich zum Erfolg.

Sind die inhaltlichen und konzeptionellen Vorarbeiten getan, müssen Entscheidungen zur »Veranstaltungshardware« getroffen werden: Welche Räume sind geeignet, welche technische Ausstattung ist für den Lernprozess erforderlich und auf welche Punkte muss ich achten, um den äußeren Rahmen stimmig zu gestalten

Bei der Organisation einer Veranstaltung müssen auch diverse Verträge erarbeitet und unterschrieben werden: mit den Referenten/innen, Künstler/innen, Unternehmen (z.B. Technik-Firmen für Räume und Ausstattung). Zudem müssen – bevor Vereinbarungen in Verträge gegossen werden – mit den Beteiligten Verhandlungen geführt werden

Mag die thematische Vorbereitung und Organisation noch so gelungen sein, für das Gelingen der Veranstaltung haben die persönliche Qualifikation und das reibungslose Zusammenarbeiten aller Mitarbeiter/innen des Veranstaltungsteams einen mindestens genauso großen Einfluss.

Mag die thematische Vorbereitung und Organisation noch so gelungen sein, für das Gelingen der Veranstaltung haben die persönliche Qualifikation und das reibungslose Zusammenarbeiten aller Mitarbeiter/innen des Veranstaltungsteams einen mindestens genauso großen Einfluss.

Der Erfolg einer Veranstaltung und der Nachhall in der angesprochenen Zielgruppe und in der Öffentlichkeit hängt nicht zuletzt von einer gelungenen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ab. Es ist sinnvoll, mit der PR schon weit im Vorfeld der Veranstaltung zu beginnen

Ist eine Veranstaltung durchgeführt und abgeschlossen, folgen im letzten Schritt die unvermeidlichen Abwicklungsarbeiten. Die Veranstaltungsräume müssen beispielsweise wieder in ihren ursprünglichen Zustand zürückversetzt, der Finanzstatus erhoben und offene Forderungen beglichen werden. Zudem zieht das Organisationsteam Bilanz und klärt, was inhaltlich wie organisatorisch gut oder weniger gut gelaufen ist

Veranstaltungen stehen in Konkurrenz zu vielen medialen Angeboten. Wer einmal frustriert nach Haus geht, kommt so schnell nicht wieder. Darum ist es sinnvoll, sich bei der Planung ein paar Gedanken zu machen. Atmosphärische Kleinigkeiten sind oft genauso wichtig wie die großen Inhalte