Protokolle
Protokolle sind eine ebenso lästige wie bedeutungsvolle Begleiterscheinung unserer Arbeitskultur. Für sie gilt besonders: Wer sich »opfert«, hat die Macht. So soll es Spezialisten geben, die den vermeintlichen Hilfsjob in ein Hauptinstrument ihrer Einflussnahme verwandeln. Denn was im Protokoll steht, gilt als tatsächlich geschehen. Zwar werden die meisten Protokolle in der kommenden Sitzung noch einmal überprüft. Doch wer hat sie schon gründlich gelesen? Und wer meckert schon gern detailliert an anderer Leute Arbeit herum? Schließlich sind die meisten froh, wenn jemand freiwillig die unangenehme Pflicht erfüllt.
Jenseits dieser Aspekte verfolgen Protokolle ganz sachliche Aufgaben. Sie dienen:
- zur Verständigung aller Beteiligten darüber, was gesagt und beschlossen wurde,
- ggf. zur Information anderer Personen über den Stand der Dinge,
- zur Dokumentation und als Beleg der Arbeit (nur nach innen oder auch nach außen?),
- oft auch als Basis für Arbeitsplanung und Controlling, also zur Sicherung der Ergebnisse.
Selten sind Verlaufsprotokolle gefragt; nämlich dann, wenn ein Diskussionsprozess festgehalten werden soll. Nur in diesen wenigen Fälle gilt es zu erfassen: Wer sagte genau was? Und wer reagierte wie darauf?
In der Regel sind Ergebnisprotokolle gefragt. Sie erfordern eine äußerst klare, sachliche und prägnante Sprache.
Schreiben Sie weder Roman noch Nacherzählung. Fassen Sie das Wesentliche in verständlichen Stichpunkten zusammen.
Bilanzieren Sie:
- Was waren die Schwerpunkte der Diskussion?
- Was war Konsens?
- Welche Differenzen gab es?
- Wie wurden sie jeweils begründet?
- Welche Fragen wurden wie beantwortet?
- Welche Fragen blieben offen?
Eine Tabelle kann Ihnen diese Aufgabe erleichtern. Sie ermuntert dazu, sich kurz zu fassen und beim Thema zu bleiben. Zudem ist sie viel übersichtlicher als ein langer Fließtext. So könnte sie aussehen:
Thema | Ziel | Ergebnis | Wer | macht was | (bis) wann |
|---|---|---|---|---|---|
Stichwort / quasi Überschrift (z. B. Top 1: unsere Pressearbeit, a): bessere Kontakte zum WDR) | Was soll in dieser Sitzung (!) erreicht werden?
| kurze sachliche Zusammen-fassung des Ergebnisses, |
|
Wer so strukturiert protokolliert, merkt schnell, wenn die Diskussion vom Thema abschweift oder Aufgaben im Raum stehen, die niemand übernommen hat. Teilen Sie Ihre Beobachtungen mit. Eine souveräne Gesprächsleitung nimmt Ihre Hinweise hoffentlich dankbar entgegen. Zugleich sorgen Sie dafür, Ihren eigenen Job gut zu erfüllen: Je weniger das Gespräch hin- und herspringt, desto besser sind die springenden Punkte zu erfassen.
Übrigens haben eindeutige Protokolle nicht nur Hand und Fuß, sondern auch Kopf und Schluss. Diese gewährleisten Klarheit und Verbindlichkeit, indem sie den formalen Rahmen spiegeln:
Der Kopf
was? | Thema der Sitzung, Tagesordnung |
wer? | Gruppe, Teilnahme-Liste, Verteiler, Verfasser/-in |
wann? | Datum und Zeitraum a) dieser Sitzung b) der nächsten Sitzung und c) das Datum des Protokolls |
wo? | Ort, Gebäude, Raum der Sitzung |
Der Schluss:
Unterschriften der Protokollführenden und der Person, die die Besprechung geleitet hat.
Wenn das Protokollieren zuweilen schwer fällt: Entlasten Sie sich. Es ist kein einfacher Job und Sie sind dabei im Dienste aller tätig: Fragen Sie in unklaren Fällen die Runde, was Sie als Ergebnis der letzten Passage festhalten sollen. Vergewissern Sie sich im Zweifelsfall, dass Ihre Zwischenergebnisse akzeptiert werden. Das macht die Sache für Sie leichter und für alle Beteiligten fairer.
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