Geschäftspost

»Schreibe nur, wie du reden würdest, und so wirst du einen guten Brief schreiben.« , empfahl Johann Wolfgang von Goethe in seinen Briefen an Cornelia Goethe am 7. Dezember 1765 (Zitiert nach Harenberg 1997: 152.). Er hat bis heute Recht behalten. Fast zweieinhalb Jahrhunderte später gilt sein Hinweis sogar für Geschäftspost.

Stimmen Sie sich auch hier auf die Lesenden ein:

Je besser Sie die Angeschriebenen kennen, desto persönlicher kann die Sprache sein. Private Aussagen (zu Urlaub, Hobby, Familie etc.) können den Geschäftsbrief – sparsam verwendet – auflockern; vor allem als Einstieg oder Abschluss.

Bitte recht freundlich! Eine freundliche Ansprache macht Sie schnell sympathisch. Fast immer wirken: bitte, gerne, danke! Gegen: »Bezugnehmend auf unser Telefonat ...« hilft: »Danke für Ihren Anruf. ...« Danach können Sie ohne Umschweife starten, statt »Bezug zu nehmen«.

»Sie« statt »wir« oder »-ung« : Wenn Sie etwas von den AdressatInnen möchten, formulieren Sie dies mit einer direkten Ansprache. Stellen Sie die anderen in den Mittelpunkt, nicht sich selbst und schon gar nicht abstrakte Erwartungen. Schreiben Sie:

Wenn Sie die Füllworte »doch bei Gelegenheit« streichen, wirkt der Satz erheblich härter. Denken Sie daran: Bei Briefen ist der Tonfall schwerer zu korrigieren als im Gespräch. Dabei kann ein falsch verstandener Satz leicht zu scharfen Reaktionen zu führen. Ist der Konflikt erst einmal eskaliert, ist der Auslöser oft nicht mehr erkennbar. Manche schwierigen Themen lassen sich daher leichter mündlich regeln.

Drei Dinge braucht auch der gute Brief:

Verfolgen Sie schleunigst Ihren roten Faden. Gegen Verwirrungen und Knoten hilft auch bei kurzen Briefen schnelles Schreiben. Hauen Sie den Rohentwurf in die Tastatur. Rechtschreibung, Formales und Sprache überarbeiten Sie danach.