Tipps Spendenakquise 1 (3)

Das Adressenverzeichnis einer Organisation hat eine zentrale Bedeutung, da es die gesamten Außenbeziehungen repräsentiert und organisiert. Im negativen Falle zeigen falsch geschriebene Namen, veraltete Adressen oder vergessene Interessenten deutlich, dass offensichtlich diese Kontakte in dem Verein nicht wichtig genommen werden. Dadurch wenig motiviert, geben die Spendenwilligen keine Spenden (mehr), schicken die Sachbearbeiter/innen nicht mehr unaufgefordert aktuelle Antragsinformationen, bieten die Interessenten/innen keine ehrenamtliche Mitarbeit mehr an. Im positiven Falle allerdings haben alle, die dem Verein etwas anbieten oder Fragen haben, das Gefühl, dass sie ernst genommen werden und für den Verein bedeutsam sind.

Unter diesem Begriff werden alle Versendungen an mögliche Spender und Spenderinnen verstanden. Für kleinere Organisationen kommt eher ein »Weihnachtsbrief-Versand« oder eine »Info-Verschickung« in Frage. Während große Organisationen bei ihren Mailings mit möglichst hohen Auflagen arbeiten, um in mehreren Versandaktionen die tatsächlichen Spender/innen zu identifizieren, also die »kalten« von den »warmen« (aktive Kontaktaufnahme) und später »heißen« (aktive Spender und Spenderinnen) Adressen zu trennen, sollten kleine Organisationen eine möglichst persönliche Kommunikation mit ihren Unterstützerinnen pflegen.

Als Faustregel kann gelten, dass man nur dann einen Brief an unbekannte Empfänger/innen – z.B. alle Kaufleute seines Stadtteils – schicken sollte, wenn man diesem spezifischen Kreis von Personen etwas Besonderes anzubieten hat, z.B. die Beteiligung an einem Gemeinwesenfest unter der Schirmherrschaft der Bürgermeister/in.

Versandaktionen sind kostspielig und arbeitsaufwändig, vor allem, wenn keine Routine und keine entsprechende Infrastruktur (Maschinen zum Eintüten und Frankieren!) vorhanden ist. Man sollte sie daher wirklich nur zusammen mit Auswertung und Weiterführung planen, sonst enden sie im Frust. Die Erfahrung zeigt, dass große Mailings überhaupt erst nach ein bis zwei Wiederholungen die anfänglichen Kosten wieder hereingeholt haben.