Formfehler vermeiden

Formale Aspekte können bei einer Antragstellung eine mehr oder weniger große Rolle spielen. »Formal« bedeutet hier, dass Sie sich an die entsprechenden Vorschriften und Vorgaben halten, die Ihnen eine fördernde Einrichtung macht.

Beispiele sind:

Symbol: »Beispiel« (Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger)
  • Anträge müssen vollständig eingereicht werden,
  • die erforderlichen Anlagen müssen beigefügt werden,
  • die aktuellen elektronischen Formulare müssen verwendet werden,
  • Anträge müssen korrekt und vollständig ausgefüllt werden,
  • das Antragsformular muss an den richtigen Stellen unterschrieben werden,
  • die Einreichung muss fristgerecht erfolgen, also vor dem Ablauf einer Deadline.

Informieren Sie sich darüber, welche formalen Vorgaben Sie bei der Antragstellung berücksichtigen müssen, und wie streng die Prüfung ist. Manche Geber akzeptieren beispielsweise, dass Dokumente nachgereicht werden. Andere tun dies nicht.

So gibt es einerseits Stiftungen, die das ganze Jahr über Ideenpapiere entgegennehmen, die weitgehend frei gestaltet sein können. Anhang dieser Papiere entscheiden die Stiftungen dann, ob es sich lohnt, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Das andere Extrem bilden EU-Anträge. In der Regel müssen Sie sich durch Handbücher mit Hunderten von Seiten wühlen, um den Ablauf und die formalen Vorgaben einer EU-Antragsstellung zu verstehen. Ein ganzer Apparat von geschulten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen kontrolliert, ob Sie nicht vergessen haben, eines der zahlreichen Dokumente zu unterschreiben. Oder ob Sie irgendwo ein Kreuzchen falsch gesetzt, eine Frage nicht beantwortet, den Auszug aus dem Vereinsregister nicht beigelegt haben. EU-Anträge, die formale Fehler enthalten, werden erbarmungslos aussortiert – bevor sie überhaupt einer inhaltlichen Prüfung unterzogen werden.

Bei der EU-Förderaktion »GRUNDTVIG-Workshops« im Jahr 2010 wurde ein Viertel der eingereichten Anträge aus formalen Gründen abgelehnt.

Symbol: »Achtung« (Ausrufezeichen im Dreieck)

Merke: Ihr Antrag wird abgelehnt, wenn Sie die Regeln verletzen, die der Geber für die Antragstellung aufgestellt hat.

Es fällt vielen Organisationen schwer, das zu verstehen. Dies gilt insbesondere für selbstorganisierte Gruppen, Initiativen und kleinere Non-Profit-Organisationen, die aufgrund ihrer Organisationskultur formalen Prozessen und dem »Papierkram« eher ablehnend gegenüberstehen. Solche Organisationen sind überzeugt, dass sie gute Arbeit leisten, sind dann aber bei der Berücksichtigung von Formalitäten ein wenig nachlässig:

  • Fragen im Antragsdokument werden nicht oder nur in Form von kurzen Stichpunkten oder Halbsätzen beantwortet,
  • Vorgaben werden nicht berücksichtigt (z. B. die Maximalzahl der zu schreibenden Zeichen),
  • Es fehlen Bescheinigungen oder Dokumente, die beigelegt werden sollen (wie der Auszug aus dem Vereinsregister).


Solcher Bewerbungen landen mit hoher Wahrscheinlichkeit sofort im Mülleimer – unabhängig von der Qualität der Arbeit der Organisation und der guten Projektidee. Deswegen: Sie müssen nach den Regeln spielen und die formalen Vorgaben genau berücksichtigen. Wenn der Geber Ihnen bei der Antragstellung nur wenig formale Vorgaben macht, umso besser.