Zur Qualität von Beteiligungsprozessen - 10 Eckpfeiler für das Projektmanagement 2 (4)

Will man mit einem Verfahren beispielsweise grundsätzliche Ideen und Vorstellungen zur künftigen Entwicklung eines Stadtteils erhalten, können Zukunftswerkstätten oder Zukunftskonferenzen geeignete Formen der Beteiligung sein. Geht es eher darum, einen latenten oder manifesten Konflikt zu bearbeiten, so sollten vor allem die berührten Interessenvertreter eingeladen oder mit Betroffenen und Vetoinhabern gesprochen werden (Einladung per persönlicher Ansprache). Das Verfahren einer Planungszelle wird man eher dann einsetzen, wenn man eine bunte Mischung an Teilnehmern gewinnen will, die nicht zu den bereits bekannten Aktiven zählen (Einladungsverfahren per Los). Möchte man 100 oder mehr Teilnehmer erreichen, bietet das Open Space-Verfahren eine gute Möglichkeit, viele Personen konstruktiv zu beteiligen.

Beteiligungsprozesse haben oft nur eine begrenzte Außenwirkung in der breiten Öffentlichkeit. Transparent sollte das Grundkonzept vor allem deswegen sein, damit das Verfahren nicht als »closed-shop-Veranstaltung« oder »Klüngelrunde« wahrgenommen wird, so dass den Ergebnissen keine Legitimation zugesprochen wird. Es muss möglichen Interessenten erkennbar sein, warum z. B. in einem Mediationsverfahren die Teilnehmerzahl begrenzt bleiben muss, will man an einem Runden Tisch die Konflikte erörtern. Es sollte dann überprüfbar sein, ob meine in der Sache berechtigten Interessen bereits durch eine eingeladene Person oder Institution vertreten werden oder nicht. Umgekehrt sollte bei einem offenen Verfahrenskonzept erkennbar sein, unter welchen Bedingungen ich mich beteiligen kann, ob ich zum Beispiel zu einem späteren Zeitpunkt in ein Verfahren einsteigen kann oder wo ich mich über den Projektfortschritt informieren kann.

Hat sich ein Beteiligungsgremium konstituiert, so sind gemeinsam vereinbarte Spielregeln eine unabdingbare Voraussetzung für die konstruktive Zusammenarbeit. In ihnen sollten z. B. festgehalten werden: das Ziel und die Ergebnisoffenheit des Verfahrens (Mandat), die Adressaten der Empfehlung, der faire Umgang miteinander, der Zeitrahmen des Prozesses, das Konsensprinzip, die Aufgaben bzw. Rollen der verschiedenen Beteiligten (z. B. Verwaltung, Moderation, Teilnehmer) und der Umgang mit Presse und Öffentlichkeit.

Die Verankerung des Konsensprinzips ist deswegen wichtig, weil in einem informellen Gremium, anders als in den politisch legitimierten Gremien der repräsentativen Demokratie, keine Position einfach überstimmt werden kann. Es zwingt somit die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zur argumentativen Auseinandersetzung mit den in Frage stehenden Themen. Konsens kann jedoch auch bedeuten »Konsens über den Dissens«. Kann sich eine Gruppe zu bestimmten Fragen nicht einigen, so ist die Klärung der Gründe eine wichtige Abwägungsgrundlage für die später entscheidenden politischen Gremien. Außerdem können damit Motive und Interessen nochmals klarer herausgearbeitet und Missverständnisse geklärt werden, um so zu neuen Ansatzpunkten für die Verhandlung zu kommen.

Häufig werden in Beteiligungsprozessen externe Moderatoren eingeschaltet, deren Aufgaben von der reinen Gesprächsführung über Vorschläge zum gemeinsamen Vorgehen bis hin zur Vorbereitung von Empfehlungstexten reichen können. In Konfliktfällen ist es unabdingbar, externe unparteiische Mittler einzuschalten. In selbst organisierten Arbeitsgruppen kann diese Funktion aber auch von einem Mitglied übernommen werden, das nicht mit allzu starken Eigeninteressen involviert sein sollte oder das vor allem gern inhaltlich die Arbeit voranbringen will. Wichtig ist weiterhin, darauf zu achten, dass an dieser Person dann nicht alle Aufgaben hängen bleiben, sondern eine gleichberechtigte Arbeitsteilung vereinbart wird (Protokollführung, Ansprechpartnerfunktion, Öffentlichkeitsarbeit, Vorbereitung von Sitzungen, Verpflegung etc.).

Im Sinne der Sicherung von Ergebnisqualität ist die Einbindung von Sach- und Prozesskompetenz ein weiterer wichtiger Eckpfeiler eines qualitätsorientierten Beteiligungsprozesses. Sachkompetenz kann sowohl bei Vertretern von Interessengruppen oder der Verwaltung als auch bei externen Experten liegen. Weiterhin kann man auf die Ortskenntnis und Erfahrung der Bürgerinnen und Bürger bauen, die wichtige Informationen für umsetzbare Projekte und Maßnahmen beisteuern können. Sachkompetenz muss kontinuierlich oder punktuell in die Arbeitsprozesse einbezogen werden.