RTSC – Real Time Strategic Change 2 (3)

Eine gemeinsame Ausrichtung, die durch einen bereichsübergreifenden Dialog, durch gemeinsames Arbeiten und Kämpfen für Ideen entsteht, ist ein wesentliches Ziel von RTSC-Konferenzen. Sowohl die einzelne Person als auch die gesamte Gruppe vollzieht häufig wahre Quantensprünge in der eigenen Entwicklung.
Durch RTSC-Konferenzen wird Veränderungsenergie in großem Maße erzeugt. Dies geschieht unter anderem deshalb, weil die Beteiligten sich im gesamten System mit unterschiedlichen Meinungen und Sichtweisen auseinandersetzen und ein Bewusstsein für das Ganze entsteht. Dies wiederum macht allen deutlich, dass nur mit konzertierten Anstrengungen die wesentlichen Weichenstellungen und Vorhaben neue Realität werden können, und dass man dafür hier und jetzt etwas tun muss.
Ziel ist es also, ein Thema, ein Vorhaben oder eine spezifische Situation mit Hilfe aller betroffenen Interessengruppen (auch Anspruchsgruppen genannt) zu analysieren, zu erörtern und zu verstehen und konkrete, nächste Schritte unter Verwendung professioneller Management-Werkzeuge zu planen und umzusetzen. Dabei wird zeitgleich an Werten, Zielen, an der Verbesserung der Zusammenarbeit und an Strategien gearbeitet.

Für RTSC-Konferenzen empfiehlt sich zunächst die Einberufung einer Planungsgruppe.
Das Ziel der Zusammenarbeit mit der Planungsgruppe ist ein möglichst effektives Einladungsprozedere, eine reibungslose Organisation, Durchführung und Ergebnissicherung. Zu diesem Zweck trifft sich das Planungsteam vor, aber auch während der Konferenz (z. B. abends). Die Planungsgruppe stellt einen Mikrokosmos der Großgruppe dar. Sie durchläuft in der Vorbereitung die gleichen Phasen (des Veränderungsprozesses) wie die Großgruppe und hat somit Pilot-Funktion. Sie muss im Vorfeld der Konferenz herausfinden, welches die Kernthemen der Konferenz sind (worüber muss dringlich gesprochen werden) und wer einzuladen ist (Interessengruppen). Das heißt, die Planungsgruppe übernimmt die Rolle des Experten für die Inhalte (die externen Berater übernehmen die Rolle des Experten für den Prozess).

Hinter der RTSC-Konferenz steht ein spezifischer Beratungsansatz und die Philosophie der Partizipation. Die Idee der Partizipation basiert auf der Erkenntnis, dass Viele schlauer sind als Einzelne. Wirkliches Lernen, das in zukunftsgestaltendes Handeln mündet, kann nur dann stattfinden, wenn sehr unterschiedliche Personen und Gruppen gemeinsam bereit sind, ihre Differenzen zu überwinden und Gemeinsamkeiten zu entdecken. Ein solcher Prozess birgt viel Dynamik und kann für die Entwicklung eines Themas, Vorhabens oder einer Organisation sehr bedeutend sein. Entscheidend bei der Auswahl der Berater oder Moderatoren ist deshalb nicht nur die faktische Kompetenz (Erfahrung in der Moderation und Prozessbegleitung allgemein, Erfahrung mit der Planung und Moderation von RTSC-Konferenzen und ggf. anderer Großgruppenverfahren), sondern auch, dass die Chemie stimmt, dass Moderator bzw. Berater und die Verantwortlichen die gleiche Sprache sprechen.

Die Anreisewege und –zeiten der Teilnehmer sollten bei der Wahl des Ortes in jedem Fall berücksichtigt werden. Der Konferenzort kann, muss aber nicht zwangsläufig ein Standard-Kongresshotel sein. Vielleicht bietet sich ein Ort an, der das Thema der Konferenz aufgreift oder eine symbolische Bedeutung hat. Wenn dieser Ort keine Übernachtungsmöglichkeiten bietet,  sollte die Übernachtungsstätte in der Nähe liegen. Für die Konferenz selbst ist nur ein großer Raum erforderlich und ggf. ein Foyer für Empfang, Garderobe und Verpflegung der Teilnehmer.
Viel Bewegungsfreiheit ist aufgrund der Arbeitsweise unerlässlich. In der Regel reicht die Daumenregel je Teilnehmer etwa 2,5 - 3,5 qm. Tageslicht oder eine helle Ausleuchtung sind wichtig. Der Raum muss gut belüftbar sein. Eine Kontaktperson für Heizung/Klimaanlage und sonstige Technik sollte bekannt und an den Tagen der Konferenz erreichbar sein.

RTSC-Konferenzen benötigen nicht sehr viel Technik, da von aufwändigen Frontalpräsentationen in der Regel zugunsten des Dialogs abgesehen wird. Grundsätzlich benötigt man daher neben zwei bis drei mobilen Mikrophonen, die im gesamten Raum funktionieren sollten, nur jede Menge Platz, für jeden Teilnehmer einen Stuhl und je 8er-Gruppe eine Pinnwand, ein Flipchart und Moderationsmaterial (Karten, Stifte, Pinn-Nadeln etc.).
Dennoch ist eine Projektionsfläche und ein Beamer für die Anmoderation oder Impulsreferate bei Gruppen von über 100 Teilnehmern sehr hilfreich. Der Moderator kann dann seine Instruktionen verbal und parallel als Schriftbild und ggf. Grafik anbieten. Auch die Musikeinspielung zur Pause ist sehr zu empfehlen, da sie den Teilnehmern Orientierung gibt (Signal) und für Atmosphäre sorgt.